Formy prowadzenia rozliczeń

Główny księgowy Biała Podlaska, jak i inni przedstawiciele branży księgowej w znacznej mierze zajmują się prowadzeniem księgowości danej firmy lub firm.

W ramach techniki ręcznej wyróżnia się następujące formy prowadzenia rozliczeń księgowych:

Forma tabelaryczna (tzw. amerykanka) – polega na prowadzeniu księgi dziennik-główna, która łączy dwa urządzenia księgowe:

• dziennik, przeznaczony do ewidencji poszczególnych operacji gospodarczych w ujęciu chronologicznym,
• zbiór kont syntetycznych, zwany księgą główną, służący do dokonywania zapisów systematycznych.

Do podstawowych zalet formy tabelarycznej można zaliczyć:

• techniczną dogodność księgowania w dzienniku-główna i dużą przejrzystość zapisów,
• łatwość uzgodnienia zapisów na kontach syntetycznych z zapisami w urządzeniach analitycznych,
• możliwość prostego i szybkiego znalezienia błędów,
• ścisłe określenie powiązania między dokumentem a zapisem w księdze głównej i w urządzeniach analitycznych oraz odwrotnie.

Istotną wadą formy tabelarycznej jest ograniczona liczba kont syntetycznych w dzienniku-główna. Dużą wadą jest też bardzo ograniczona możliwość podziału pracy przy prowadzeniu dziennika i kont syntetycznych; w tym samym czasie księgę może obsługiwać tylko jedna osoba. Ze względu na wymienione wady, forma tabelaryczna jest stosowana w małych firmach.

Forma przebitkowa – w odróżnieniu od poprzedniej formy, może być dokonywana nie tylko ręcznie, lecz także maszynowo, z zastosowaniem maszyn księgujących.

Cechą księgowości przebitkowej jest zastąpienie zwartych ksiąg luźnymi kartami kontowymi, tworzącymi kartoteki. W związku z tym liczba wprowadzanych kont może być dowolna, w zależności od potrzeb. Przy księgowości przebitkowej można dokonywać także swobodnego podziału pracy. Dla księgowości przebitkowej charakterystyczne jest księgowanie przez kalkę, czyli przebitkowo. Na kartach kontowych jest dokonywany zapis oryginalny (systematyczny), natomiast przez kalkę na dzienniku dokonuje się zapisu skopiowanego, przebitkowego.

Do podstawowych zalet formy przebitkowej można zaliczyć:

• duże możliwości podziału pracy
• możliwość stosowania nieograniczonej liczny kont
• zmniejszenie ryzyka popełnienia błędu, ponieważ nie ma potrzeby przenoszenia zapisów z jednego urządzenia księgowego na drugie; ponadto popełniony błąd można łatwo odszukać

Forma rejestrowa – stosowana do operacji o charakterze masowym, gdzie występuje wiele dowodów księgowych danego typu. Podstawowym urządzeniem księgowym, przy tej formie ewidencji, jest rejestr, np. rejestr zakupu bądź sprzedaży. Rejestr odzwierciedla w pełni przebieg danej operacji gospodarczej w czasie. Liczba rejestrów może być różna, nawet kilkanaście (np. zakupu, sprzedaży, bankowy, kasowy, kosztów, itp.)

Ważna zaletą formy rejestrowej jest bieżące księgowanie dokumentów w rejestrach według poszczególnych zagadnień. Na podstawie zapisów w rejestrach można ustalić, które operacje z danej transakcji zostały już dokonane lub w której fazie realizacji dana transakcja się znajduje. Dzięki dużej przejrzystości zapisów łatwa jest kontrola i analiza zarówno ewidencji, jak i transakcji gospodarczych. Ponadto, jako istotne zalety tej formy należy wymienić możliwość podziału pracy wśród wielu pracowników oraz ograniczenie liczby zapisów na kontach syntetycznych.

Podstawową wadą formy rejestrowej jest skomplikowany i niedogodny układ niektórych rejestrów, co utrudnia ich prowadzenie.