Jak radzić sobie w trudnych przypadkach występujących w rachunkowości?

Czy posiadając duże doświadczenie jesteśmy w stanie poradzić sobie z każdym problemem w pracy zawodowej? Wiele osób twierdzi, że być może od ręki nie rozwiążemy problemu, ale przynajmniej duże problemy w księgowościdoświadczenie zawodowe pokaże nam ścieżkę, której trzymając się, jesteśmy w stanie dojść do rozwiązania szybciej i sprawniej niż osoba z niezbyt dużym doświadczeniem.

Główny Księgowy to stanowisko niewątpliwie wysokie. Wyższym będzie oczywiście Dyplomowany Księgowy. Czy nawet na tak wysokim stanowisku zdarzają się zagwozdki? Pewnie, że tak. Mało tego, nawet w przypadku tak wysokiego stanowiska jakim niewątpliwie jest Kierownik ds. Księgowości problemy również mogą się pojawić. Księgowość nie jest łatwą dziedziną. Poza tym błędy w rachunkowości się zdarzają, niektórzy twierdzą, że są nieuniknione, szczególnie wtedy, kiedy przejmujemy księgowość po innym pracowniku.

Jak sobie radzić w trudnych sytuacjach zawodowych? W rachunkowości istnieje coś takiego jak zasady rachunkowości. Ktoś kiedyś wpadł na pomysł i ustalił złote metody, dzięki którym nawet najbardziej zawiłe sytuacje da się wyprowadzić na prostą. Jedną z najważniejszych zasad jest zasada podmiotowa. Co oznacza, że nawet jeśli prowadzimy kilka działalności gospodarczych, to traktujemy je jako odrębne podmioty – i co za tym idzie – odrębnie do nich prowadzimy ewidencję księgową. Inną zasadą, która bardzo ułatwia pracę Księgowych, jest zasada grupowania. Zasada ta mówi o grupowaniu wszystkich zjawisk finansowych trzymając się klasyfikacji odzwierciedlającej treść ekonomiczną.

Błędy w księgowości oraz ich konsekwencje

błędy w księgowościPomimo, że jednym z obowiązków Księgowego jest kontrola poprawności dokumentacji firmowej, to i jego praca powinna podlegać kontroli. A wszystko to z powodu błędów, które w księgowości często są nieuniknione. Błędy zazwyczaj występują w zapisach księgowych. Powody są różne: całkowity brak zapisów, opóźnienia, niepoprawność. Najgorsze – poza oczywiście konsekwencjami błędów – jest to, że wypłynąć mogą one na światło dzienne w najmniej oczekiwanym przez firmę momencie. Kara finansowa może spaść na przedsiębiorstwo np. w czasie kiepskiej kondycji finansowej. Dlatego tak ważne jest zatrudnienie osoby posiadającej wysokie kwalifikacje zawodowe na stanowisko Specjalisty ds. Księgowości, czy też korzystanie z usług cieszącego się dobrymi opiniami biura rachunkowego.

Kto odpowiada za błędy księgowe? Na pierwszy ogień idzie oczywiście Osoba zarządzająca Organizacją. Jeśli na czele spółki stoi prezes – to on musi ponieść konsekwencje finansowe. Uściślając, nawet jeśli firma korzysta z usług outsourcingowych zewnętrznego Księgowego bądź biura rachunkowego, to odpowiedzialność za zaległość podatkową, ponosi jednostka organizacyjna – ponieważ to ona jest podatnikiem.

Pomimo, tak wysokiej odpowiedzialności, jaka ciąży na podatniku, to jednak Główny Księgowy również może ponieść konsekwencje finansowe, nawet w wypadku nie podpisania zobowiązania na pełnienie odpowiedzialności za wykonywanie swoich obowiązków dotyczących rachunkowości. Pieczę sprawuje bowiem jeszcze kodeks pracy, w którym figurują zapisy dotyczące kar wynikających z błędów rachunkowych.

Jakby tych wszystkich konsekwencji było mało, poza karą grzywny, za nieprawidłowe prowadzenie ksiąg rachunkowych, może grozić kara pozbawienia wolności do 2 lat.

Wiedza dla początkujących – kurs księgowego

Czy edukować się w zakresie rachunkowości powinni tylko Księgowi? Wiele osób stwierdzi, że nie tylko osoby na co dzień zawodowo zajmujący się księgowością, powinni zdobywać wiedzę w tym kursy księgowościzakresie. Wiele osób, które piastują w firmie stanowisko kierownicze, powinny poznać przynajmniej podstawy księgowości. A wszystko dlatego, że w pracy zawodowej wiele jest takich sytuacji, kiedy znajomość rachunkowości bardzo się przydaje. Odczytywanie wszelkich raportów oraz analizowanie rachunkowości zarządczej, z pewnością będzie dużo łatwiejsze. Na szczęście na każdych studiach związanych z zarządzaniem studenci muszą posiąść wiedzę z zakresu podstaw księgowości. Poza wieloma godzinami wykładów, są przecież ćwiczenia w dużej dawce okraszone praktycznymi wyliczeniami rachunkowymi.

Na dobrą sprawę w każdym zawodzie przydałoby się posiąść podstawy księgowości. Branżami, w których szczególnie mogą się one przydać są: Marketing, Logistyka, Transport, Produkcja, Sprzedaż. Kadra kierownicza, współpracując ze Specjalistami ds. Księgowości, osiągnie wyższy poziom zrozumienia księgowości zarządczej, jeśli finanse nie będą czarną magią. Managerowie nie będą musieli zadawać tak wielu pytań – w dodatku o kwestie bazowe, ponieważ ową bazę wiedzy będą już posiadać.

Poza tym, fakt przejścia kursu księgowego bardzo dobrze świadczy o nas na rynku pracy i bardzo dobrze przedstawia nas w oczach przyszłego pracodawcy. Każdy przełożony woli przecież zatrudnić pracownika wiedzącego co w finansach piszczy, ponieważ choćby nie wiadomo ilu klientów udało się pozyskać, czy też zrobić dużą sprzedaż, liczy się finalnie wynik finansowy.

Ewidencja księgowa.

Celem działalności każdej firmy, jest uzyskanie jak największego zysku. Oczywiście większość organizacji zgodnie przedstawia swoja misję firmy, jako zaspokajanie potrzeb klientów, polepszenie ich życia, pomoc w wielu czynnościach codziennych itd. Choćby nie wiadomo jak światłe cele były przytaczane, to gdyby w parze z nimi nie przychodziły pieniądze, to mało komu chciałoby się pracować. Informacja na temat zysku, daje przedsiębiorstwu znak czy działalność idzie w dobrym kierunku, czy może powinny zostać wprowadzone pewne działania usprawniające. Żaden przedsiębiorca chyba nie chce mieć poczucia braku efektów swojej działalności?

Jaki jest najlepszy sposób aby uzyskać informację na temat faktycznego zysku przedsiębiorstwa? Typowa Główna Księgowa odpowie na to pytanie tylko w jeden sposób: sprawdzić ewidencję księgową. Czym jest zatem ewidencja księgowa i jakie informacje możemy z niej pozyskać?

Ewidencja księgowa jest księgą w klasycznej formie, do której regularnie wprowadza się informacje na temat kosztów i przychodów. Wszelkie zatem wydatki związane z działalnością gospodarczą przedsiębiorstwa oraz wszystkie pieniądze, które firma otrzymała z tytułu sprzedaży swoich produktów i usług. Liczba kategorii, w jakich trzeba przedstawić ww. wartości zależy od specyfiki branży.

Informacja o dochodzie z kolei pozwala ustalić z jakiego podatku organizacja musi się rozliczyć z Urzędem Skarbowym.

Główna ewidencja księgowa to nie wszystko, bowiem przedsiębiorstwo często zobligowane jest do prowadzenia pomocniczych ksiąg ewidencyjnych, gdzie np. zostają wprowadzone informacje dotyczące zakupionych przez firmę środków trwałych.

Stanowisko: Główny Księgowy

Jakie znaczenie ma w dzisiejszych czasach Główny Księgowy w firmie? Jaką pełni rolę, czy jest niezastąpiony? Co dzieje się jeśli nie ma w przedsiębiorstwie pracownika z takimi kwalifikacjami? Co trzeba zrobić, żeby zostać Głównym Księgowym? Jaka jest ścieżka kariery zawodowej na tym stanowisku?stanowisko główny księgowy

Przez wiele wiele lat, stanowisko Głównego Księgowego stanowiło jeden z najważniejszych elementów układanki organizacyjnej. Skąd tak wysoka ranga? Nie ma się co dziwić, w końcu to osoba zajmująca to stanowisko zajmuje się całą rachunkowością przedsiębiorstwa. Wszelkie operacje finansowe przeprowadzone przez firmę muszą mieć swój ślad w sprawozdaniu finansowym. Główny Księgowy sprawia, że nic nie zostaje pominięte.

Jakby tego było mało, dobrze wykwalifikowany Księgowy na najwyższym szczeblu, posiada rozległą wiedzę z zakresu prawa podatkowego,

Głównym Księgowym nie można stać się z dnia na dzień. Jest to długotrwały wieloletni proces, podczas którego zdobywa się wiedzę i doświadczenie. Nierzadko trzeba przejść przed szereg stanowisk: rozpoczynając od Młodszego Księgowego, poprzez Specjalistę ds. Księgowości, Starszego Księgowego a także Samodzielnego Księgowego. Taka osoba  powinna posiadać w swoim rozległym doświadczeniu, prowadzenie audytów. Powinna również znać standardy międzynarodowej sprawozdawczości finansowej – również z zakresu prawa podatkowego. Kwalifikacje powinny być oczywiście potwierdzone specjalnymi certyfikatami – niezwykle cenionymi na rynku pracy.

Zgubione księgi

Z praktyki Urzędu Kontroli Skarbowej w Poznaniu wynika, że zagubienie ksiąg lub ewidencji księgowych nie zwalnia z kontroli prawidłowości rozliczeń podatkowych podatnika. W 2006 roku zostało zakończone postępowanie kontrolne u osoby fizycznej, w zakresie rozliczeń za lata 2002-2003.

b87Rzeczony podatnik prowadził działalność gospodarczą i świadczył usługi komunalne, a w styczniu 2005 roku utracił w niejasnych okolicznościach ewidencję księgową za lata 2002-2003. Samochód, w którym znajdowały się dokumenty księgowe przewożone do archiwum został skradziony, a dysk twardy zawierający ich kopie został uszkodzony. Podatnik wyrzucił go do śmieci zamiast zatroszczyć się o odzyskanie danych. Podejrzewa się, że podatnik tak naprawdę ukrył posiadaną dokumentację księgową by uniknąć rozliczeń m.in. w zakresie podatku dochodowego.

Urząd Kontroli Skarbowej nie chciał jednak na to przystać i podjął działania zmierzające do odtworzenia zgubionej dokumentacji. Wykorzystano do tego celu:

  • oświadczenia kontrolowanego podatnika odnośnie kontrahentów, na rzecz których dokonywał sprzedaży, lub od których dokonywał zakupów;
  • przesłuchania świadków i samego podatnika;
  • wyciągi bankowe podatnika, które można uzyskać bez żadnego problemu.

Aneks do umowy

Aneks do umowy jest obustronnym oświadczeniem woli sporządzanym w formie pisemnej, który wymaga obustronnej akceptacji. W aneksie pracodawca występuje z propozycją zmian w warunkach umowy, a pracownik zgadza się na nie.

a23Elementy, jakie powinien posiadać aneks do umowy:

  • nagłówek „Aneks do umowy” lub podobny,
  • data zawarcia aneksu,
  • miejsce podpisania,
  • informacja jakiej umowy dotyczy aneks,
  • data wchodzących w życie zmian,
  • zapis, że pozostałe warunki umowy nie ulegają zmianie.

Propozycję zmiany do umowy może złożyć zarówno pracodawca, jak i pracownik. Zmiana może mieć charakter permanentny lub tymczasowy. Za pomocą aneksu zmienić można np. wysokość wynagrodzenia pracownika, jednak nie może być ono niższe niż najniższa krajowa. Co więcej, aneks na nowo uregulować może wymiar czasu pracy lub zajmowane stanowisko pracy. Co ważne, pracownik może nie zgodzić się z proponowaną zmianą i wtedy obowiązują dotychczasowe warunki umowy.

Czego nie można zmienić za pomocą aneksu do umowy:

  • nałożyć na pracownika dodatkowych obowiązków, które nie są ujęte w przepisach prawa pracy,
  • skrócić okresu wypowiedzenia jaki obowiązuje zgodnie z przepisami,
  • zabrać pracownikowi prawa do dodatkowego wynagrodzenia za pracę w nadgodzinach,
  • przedłużyć trzeciej umowy na czas określony.

Kolejne plany i marzenia

z87Gdy podejmowałam pracę w księgowości pod koniec lat dziewięćdziesiątych XX wieku wiedziałam, że moim celem jest dotarcie na sam szczyt i zostanie główną księgową. Przez te wszystkie lata moim planom i działaniom przyświecał jeden cel – awans, pięcie się w górę po drabinie zawodowej i praca jako główna księgowa Będzin. Na mojej drodze stawało wiele przeszkód, które jakimś cudem omijałam. Wszystko dzięki wytrwałości, wierze we własne siły i wsparciu rodziny. Bez rodziny nic bym nie osiągnęła.

Teraz spoglądam w przeszłość i widzę jak wiele doświadczyłam, ile poświęciłam i gdzie doszłam. Spełniłam swoje marzenie i pracuję jako główna księgowa. Mam własną firmę rachunkową, którą prowadzę od dwóch lat i która bardzo dobrze funkcjonuje. Jako czterdziesto-pięciolatka osiągnęłam sukces, na który zasłużyłam sobie ciężką pracą.

To, że osiągnęłam dawno wyznaczony cel nie oznacza, że nie mam dalszych planów. Zostanie główną księgową spełniło jedno marzenie, ale spowodowało powstanie kolejnych. Teraz marzy mi się, by moja firma się rozrosła. Bym mogła założyć filie swojego przedsiębiorstwa w innych śląskim miastach, a później być może również w całej Polsce. Do emerytury zostało mi jeszcze sporo czasu i ten czas mam zamiar poświęcić na realizację kolejnych planów. Spoczywanie na laurach nie leży w mojej naturze.

Bez życia prywatnego

q87Smutki związane z niezbyt udanym życiem prywatnym staram się rekompensować sobie pracą i sukcesami zawodowymi. Nigdy nie byłam osobą otwartą, mającą wielu przyjaciół, dlatego z lubością poświęcałam się pracy, która pozwalała mi zapomnieć o tym, co mi w życiu nie do końca wyszło. Podczas gdy koleżanki ze studiów biegały na imprezy i umawiały się z kolegami, ja już zaczynałam pierwsze staże i praktyki. Weekendy spędzałam nad książkami ucząc się jak najwięcej, by potem w pierwszym terminie zdać wszystkie egzaminy na piątki. Koledzy ze studiów uznawali mnie za kujonkę, co jeszcze bardziej potęgowało moją samotność i złe samopoczucie.

Teraz, mając 27 lat jestem chyba jedną z najmłodszych głównych księgowych w całym Tomaszowie Mazowieckim, główna księgowa Tomaszów Mazowiecki. Pod sobą mam jeszcze czterech innych księgowych, których pracę kontroluję. Z kolegami z pracy znam się nie za dobrze, wiem jak mają na imię i skąd mniej więcej wzięli się u nas w firmie, ale to by było na tyle. Czasem uda mi się podsłuchać ich opowieści o życiu prywatnym, stąd wiem kto jest singlem, a kto ma swoją drugą połówkę.

Zazdroszczę im, że tak dobrze czują się w swoim towarzystwie i mogą wymieniać się informacjami z życia osobistego. Chętnie wzięłabym udział w podobnych rozmowach, ale nikt mnie do nich nie zaprasza. Zresztą, ja nie miałabym o sobie czego opowiedzieć, bo moje życie całkowicie wypełnia praca.

Bożonarodzeniowe niezadowolenie

Skoro czytacie to, co mam Wam do powiedzenia to zapewne w swoim życiu przeżyliście już niejedne Święta Bożego Narodzenia i równie dobrze jak ja wiecie, że nierzadko pod choinką znajduje się prezenty, które nijak przemawiają do naszego aktualnego zapotrzebowania czy estetyki. Oczywiście przy świątecznym drzewku każdy stara się zachować pozory zadowolenia, żeby nie urazić osoby obdarowującej, jednak w zaciszu domowym można już spokojnie dać wyraz swoim emocjom i ponarzekać na kolejny nietrafiony prezent.

w87Jako, że od wielu lat pracuję jako główna księgowa Piła, przez swoją rodzinę uważana jestem chyba za osobę śmiertelnie nudną. Nie wiem skąd wzięło się w ludziach przekonanie, że księgowi nie mają żadnych szalonych pomysłów, a ich życiem rządzi nudna szarość. W związku z tym moi znajomi chyba boją się poszaleć z prezentami dla mnie, bo każdego roku dostaję zestaw praktycznych (bo praktycznych), ale mało emocjonujących prezentów. Czy można się cieszyć z kolejnej pary rajstop, ciepłych skarpet albo zestawu kosmetyków? Może Wy umiecie, ja natomiast nie potrafię. Marzy mi się jakiś kolorowy szalik przełamujący nudę czarnego płaszcza, wesoła filiżanka do herbaty czy inny szalony prezent.

Nie wiem, chyba w następnym roku w listopadzie powiem wszystkim, że liczę na oryginalne prezenty i coś mniej nudnego niż zazwyczaj. Jeśli się obrażą to trudno, ja nie zdzierżę kolejnego roku z mało atrakcyjnymi podarkami pod choinką.